Die äußere Form

Auf die Pressemitteilung gehören gehören in jedem Fall:
• Name und Logo des Vereins
• Adresse des Vereins, Telefonnummer, evtl. Homepage
• Name des Ansprechpartners bei Rückfragen
• Adresse des Ansprechpartners
• Telefonnummer des Ansprechpartners (möglichst 24 Std. am Tag erreichbar)
• Ort, Datum

Logisch:
• Name des Presseorgans
• Anschrift/Faxnummer/E-Mail-Adresse des Presseorgans
• Name des Ressorts (Wer einen direkten Ansprechpartner benennt, riskiert, dass die Pressemitteilung möglicherweise auf dessen Schreibtisch verwest, wenn jener Redakteur beispielweise im Urlaub oder krank ist.)

Weiterhin:
• Das Wort „Pressemitteilung’, „Presserklärung”, „Leserbrief” o. ä.
• Thema der Pressemitteilung
• evtl. Sperrfirst
• Name des Verfassers
• Name des Fotografen von mitgelieferten Fotos

Selbstverständlich:
• Pressetext
• Vorschlag für Überschrift und Dach-/Unterzeile
• Bildunterschrift für Fotos

Wenn ein Verein ein Logo besitzt, sollte sich auch dieses auf der Pressemitteilung wiederfinden, denn es bietet Orientierungs- und Wiedererkennungsmöglichkeiten („Corporate Identity”). Gestalterischer Firlefanz wie oft wechselnde Schriftarten, -farben und -größen sind allerdings fehl am Platz.

Die Pressemitteilung sollte wenn möglich auf dem Computer getippt werden, im Notfall auch auf der Schreibmaschine. Keinesfalls sollte ein handschriftlicher Text eingereicht werden, da sowohl Erfassung als auch Redakteure Wichtigeres zu tun haben, als die Handschrift eines Pressewartes zu entziffern.
Merke: Eine ordentlich aufgemachte Pressemitteilung erhöht die Chancen der Veröffentlichung ungemein. Man wähle also am PC eine gut lesbare Schriftart und -größe (12 pt). Um dem redigierenden Redakteur die Arbeit zu erleichtern, sollte der Text anderthalbzeilig geschrieben und ein Heft- sowie ein Korrekturrand für Anmerkungen gelassen werden. Die Anzahl der Zeilen ist am besten vorher mit dem Redakteur abzuklären. Im Zweifel gilt: In der Kürze liegt die Würze! Absätze erhöhen zudem die Übersichtlichkeit eines Textes.

Das Beqleitschreiben
Gehört zu einer Pressemitteilung ein Begleitschreiben? Die Fachliteratur ist sich in diesem Punkt nicht einig. Norbert Franck vertritt folgende These: „Gute Pressemitteilungen stehen für sich, sie sind selbstredend. Ein Begleitschreiben macht eine schlechte Pressemitteilung nicht besser. Ein Begleitschreiben zu einer guten Pressemitteilung ist überflüssig.”
Hans-Peter Förster hingegen argumentiert: “Mit einem gut geschriebenen Brief beeinflussen Sie den Redakteur schon im Vorfeld – [..] Gute Begleitbriefe schaffen Sympathie.”

Hier muss sich der Pressewart seine eigene Meinung bilden. Überflüssig sind in jedem Fall anschreiben mit dem Hinweis “Hiermit übersende ich Ihnen eine Pressemitteilung mit der Bitte um Veröffentlichung” – dies ist wohl offensichtlich, ansonsten würde der Redakteur keine Pressemitteilung in den Händen halten. Sollen hingegen Informationen vermittelt werden, die zwar nicht für den Text interessant, jedoch für den Redakteur wichtig sein könnten (beispielsweise künftige Veranstaltungen mit großer Bedeutung), so kann man diese in einem kurzen Text darlegen.

Für die Bitte um Entsendung eines Mitarbeiters der Zeitung ist nicht unbedingt ein separates Anschreiben notwendig. Normalerweise besetzen die Zeitungen die ihnen zugetragenen Termine selbstständig – es sei denn, sie sind es gewohnt, vom Veranstalter einen Nachbericht geliefert zu bekommen.
Ansonsten gilt: Wenn ein Mitarbeiter bei der Veranstaltung erscheint – wunderbar. Ansonsten muss der Pressewart tätig werden und einen Nachbericht verfassen, sofern die Veranstaltung dies hergibt. Ist dies von vornherein beabsichtigt, so sollte der Redakteur eine kurze Notiz erhalten, dass es nicht nötig ist, einen Mitarbeiter zu entsenden.